makalah manajemen kearsipan

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada awal pembentukannya, Kantor Arsip Daerah hanya memiliki kewenangan untuk mengelola arsip inaktif, yaitu hanya mengurusi arsip yang sudah mengalami penurunan fungsinya. Kewenangan itu meliputi penyimpanan arsip sesuai masa retensinya, penyusutan dan pemusnahan arsip. Sedangkan arsip yang bernilai guna permanen atau statis diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Oleh karena itu ada arsip statis dari Yogyakarta yang pada waktu itu diserahkan kepada Arsip Nasional RI untuk dikelola, dirawat dan dilestarikan. Pada waktu itu pelaksanaannya dilakukan oleh Arsip Nasional RI Wilayah (ANRIWIL) yang berkedudukan di Jawa Tengah.

Ketika terjadi reformasi pemerintahan dan pelaksanaan otonomi daerah pada tahun 2000, maka ANRIWIL dilikuidasi dan diserahkan ke Provinsi Jawa Tengah. Dalam pelaksanaannya ANRIWIL Jawa Tengah dengan seluruh asset dan SDM (P3D) diserahkan kepada Provinsi Jawa Tengah, termasuk arsip yang dikelola. Selanjutnya ANRIWIL dilebur menjadi satu dengan Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah menjadi Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah. Maka arsip yang berasal dari Yogyakarta pun kemudian dikelola oleh Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah.

Arsip Jogja itu kini masih menjadi ‘anak asuh’ Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah. Sehingga bisa jadi hal itu menjadi ‘beban’ Provinsi Jawa Tengah karena harus menyimpan dan merawat sebagaimana mestinya. Apabila dibandingkan dengan arsip-arsip sejenis yang ada di Yogyakarta bisa dikatakan keadaannya lebih baik karena disimpan didalam ruangan yang lebih memadai dan memenuhi syarat.

Perkembangan keadaan pun telah memunculkan wacana untuk memboyong kembali arsip Yogyakarta. Bahkan Dr. Joko Utomo Kepala Arsip Nasional RI pun pernah melempar wacana pengembalian arsip Jogja dalam suatu forum di Jakarta, semuanya itu menjadi tantangan Pemerintah Provinsi DIY untuk menyikapi masalah itu.. Untuk semua itu tentunya Pemerintah Provinsi DIY harus menyiapkan terlebih dahulu segala sesuatunya untuk memboyong arsip ‘Jogja’ itu, mulai dari penyiapan sarana dan prasarana maupun SDM.

Bahwa arsip Jogja yang ada di Jawa Tengah pada dasarnya merupakan satu kesatuan dengan arsip Jogja lainnya yang ada di Yogyakarta. Sehingga untuk menjaga keutuhannya arsip itu seharusnya dapat disatukan kembali dengan ‘saudaranya’. Dalam rangka itulah Pemerintah Provinsi DIY berkeinginan untuk merangkai dan merekonstruksi kembali arsip-arsip tersebut.

Sebagai upaya untuk memboyong kembali ‘si anak hilang’ itu, pada tahun 2008 ini Kantor Arsip Daerah melakukan kegiatan penelusuran untuk mendata seluruh arsip Yogyakarta yang ada di Jawa Tengah. Dalam perencanaan kegiatan penelusuran ini belum mengakomodasikan sampai pengambilan kembali arsip, karena kegiatan ini direncanakan sebelum ada wacana dari Jawa Tengah. Adapun target kegiatan ini adalah mendata seluruh arsip yang ada serta membuat duplikasi atau reproduksi arsip. Hal itu dilakukan agar tidak terlalu membebani Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY mengingat saat ini Pemerintah Provinsi DIY belum siap untuk memungut kembali ‘si anak hilang’ itu. Dengan telah bergulirnya koordinasi dan pembicaraan tentang arsip Jogja maka segera diambil langkah pelaporan kepada Gubernur mengenai hasil pendataan dan pembicaraan dengan BAD Jawa Tengah. Setelah ada petunjuk dan arahan dari Gubernur akan dipersiapkan kegiatan selanjutnya, dan untuk itu pun KAD telah menyiapkan rencana kegiatan pengambilan arsip Jogja itu pada tahun 2009 atau ABT apabila memungkinkan.

BAB II

LANDASAN TEORI

A.    Pengertian Arsip

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP”  berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.

Menurut UU No. Tahun 1971, mengenai ketatausahaan Pokok  Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah:

a.       Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerinah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.

b.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi Perkantoran” arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Drs. E. Martonono yang dimaksud dengan kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem-sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang    sistematis sehibgga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.

Menurut Drs. Anhar Kearsipan merupakan suatu proses pengaturan yang penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Menurut Wursanto bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut Sularso Mulyono mengungkapkan bahwa Arsip adalah Penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

BAB III

PEMBAHASAN

1.      Profil Instansi

Sejarah

Selaras dengan dinamika dalam kehidupan berbangsa dan bernegara serta semakin tingginya kesadaran untuk memposisikan arsip pada tataran yang semestinya, Pemerintah Provinsi DIY berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 1994 tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY dan Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 1994 tentang Tata Kerja KAD membentuk lembaga kearsipan yang bernama Kantor Arsip Daerah (KAD) Provinsi DIY. Lembaga ini secara resmi melaksanakan tugas dan fungsi pada tanggal 1 Juli 1994. Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY menempati Gedung Arsip di Jalan Tentara Rakyat Mataram Nomor 1 Yogyakarta. Gedung ini sebelumnya sebagai tempat menyimpan arsip inaktif dari sub bagian Arsip Inaktif Biro Umum Sekretariat Wilayah Daerah Provinsi DIY.

Struktur KAD Provinsi DIY terdiri dari seorang Kepala kantor dengan Eselon III/a, Bagian Tata Usaha, Bidang Pengelolaan, dan Bidang Program dan Evaluasi. Bagian Tata Usaha terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan, dan Sub Bagian Kepegawaian. Selain itu juga terdapat penjabat fungsional arsiparis. Sebagai Kepala Kantor yang Pertama adalah Drs. Mudjono NA (1994-1997), yang kemudian diganti oleh Dra. Siti Sulami (1997-2000).

Tahun 2001 seiring dengan dilaksanakannya otonomi daerah, KAD Provinsi digabung dengan Badan Perpustakaan Daerah, yang merupakan istansi vertikal, menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi DIY. Pembentukan BPAD berdasarkan pada peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2001 tentang pembentukan organisasi lembaga teknis daerah di lingkungan Pemerintah Privinsi DIY. BPAD terdiri dari Kepala Badan, Sekretariat, Bidang Pembinaan, Bidang Deposit, Bidang Layanan, Bidang arsip Statis, Bidang Arsip Dinamis. Sekretariat terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub Bagian Perencanaan, dan Sub Bagian Keuangan.

Penggabungan antara KAD dan Badan Perpustakaan Daerah Menjadi BPAD bukan sekedar penyederhanaan struktur tetapi sebagai konsekunsi dilaksanakannya otonomi daerah. Oleh karena itu di era ini ada pengalihan kewenangan dari pemerintah pusat kepada pemerintah daerah, baik provinsi maupun Kabupaten/Kota maka setelah digabung menjadi BPAD memiliki kewenangan yang semula menjadi kewenangan Arsip Nasional RI (ANRI). Salah satunya kewenangan yang diberikan kepada BPAD adalah pengelolaan arsip, baik dari lembaga pemerintah, perusahaan, lembaga swasta, partai politik, maupun perorangan.

Dalam kenyataannya, penggabungan menyebabkan pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang kearsipan tidak maksimal. Oleh karena itu pada tahun 2004 berdasarkan peraturan daerah Nomor 2 Tahun 2004 tentang pembentukan organisasi lembaga teknis daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY bidang kearsipan dipisah menjadi Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY. Adapaun struktur organisasi terdiri dari Kepala Kantor, Bagian Tata Usaha, Seksi Arsip Dinamis, Seksi Arsip Statis, dan Seksi Pemberdayaan.

Tahun 2009, berdasarkan peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Badan Perpustakaan dan Arsip daerah (BPAD). Adapun struktur organisasi terdiri dari Kepala Badan, Sekretariat, Bidang Pembinaan, Bidang Deposit, Bidang Arsip Dinamis, dan Bidang Arsip Statis

2.      Visi & Misi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

a)      Visi Tahun 2012 - 2017

1)      Mewujudkan Masyarakat pembelajar yang Berkarakter dan Berbudaya

2)      Perpustakaan sebagai wahana untuk membantu mahasiswa dalam pembelajaran

b)      Misi Tahun 2012 - 2017

Dalam upaya pencapaian terhadap visi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, maka misi yang akan dicapai dalam kurun waktu 2012- 2017, sebagai berikut:

1.      Meningkatkan Pengelolaan dan Pemanfaatan Perpustakaan dan Arsip secara Optimal.

2.      Mengembangkan Jaringan Perpustakaan dan Kearsipan berbasis Teknologi Informasi.

3.      Mewujudkan Perpustakaan dan Arsip sebagai khasanah budaya daerah.

3.      Manajemen sistem arsip

Manajemen arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media. Sesuai dengan perkembangan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah daerah. Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan manajemen arsip tersebut. Adapun contoh manajemen arsip adalah:

1.      Surat elektronik

2.      Fax

3.      Tabel akuntansi

4.      Database

5.      Surat

6.      Pesan tertulis

7.      Media sosial

Arsip merupakan sumber informasi unik dan penting mengenai aktivitas dari unit organisasi. Arsip memberikan informasi yang spesifik tentang fungsi dari unit kerja. Mengelola arsip berarti mengelola informasi dan dokumen secara efektif yang membuat pekerjaan lebih mudah dan cepat.

Arsip perlu sekali di simpan dengan alasan karena kita harus menyimpan arsip yang mendukung dalam penentuan keputusan organisasi arsip juga menyediakan informasi berupa bukti apa yang terjadi dan siapa yang bertangungjawab atas sebuah keputusan.

Arsip yang boleh di musnahkan tidak semua arsip perlu untuk disimpan permanen menjaga atau memusnahkan arsip diatur dalam sebuah aturan hukum dan kita harus menggunakan prosedur yang digunakan untuk memusnahkan sebuah arsip atau menghapus sebuah arsip seperti file atau bahkan surat elektronik. Jika arsip unit organisasi telah dipindahkan dan berada pada unit kearsipan atau kantor arsip atau lokasi yang telah ditentukan.

Arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dan kegiatan organisasi. dengan memanfaatkan arsip dapat dicapai tujuan manajemen yakni perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka arsip harus dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip dan tujuan kearsipan yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efesien. Arsip diterima dalam bentuk apapun, seperti surat, formulir, laporan, gambaran, microform, maupun input/ouput komputer.

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. 

Yang dimaksud dengan nilai guna arsip adalah suatu tolok ukur penilaian bahwa arsip tersebut layak untuk disimpan. Penilaian layak simpan ini secara internasional ditentukan dengan metode ALFRED, yaitu:

A: Adminitratif : Penilaian arsip berdasarkan nilai administrasi yang dikandungnya.

L : Legal : Penilaian arsip berdasarkan nilai hukum yang dikandung arsip tersebut.

F : Fiscal : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai keuangan yang dimiliki oleh arsip tersebut.

R : Reseach : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung oleh arsip tersebut.

E : Education : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai pendidikan atau pengetahuan yang dikandung arsip tersebut.

D : Documentary : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai rekaman yang dikandung pada arsip tersebut.

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip serta sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi:

1.                  penciptaan (pembuatan dan penerimaan)

2.                  penyimpanan (filling)

3.                  penemuan kembali (finding)

4.                  penyelamatan (pengamanan)

5.                  pemeriharaan dan perawatan)

6.                  penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan pemusnahan).

Tujuan Pengelolaan Arsip:

1)      Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman

2)      Mudah mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat

3)      Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip

4)      Menghemat tempat penyimpanan arsip

5)      Menjaga kerahasiaan arsip

6)      Menjaga kelestarian arsip

7)      Menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan masyarakat. 

      Ada beberapa prinsip yang perlu diketahui dalam manajemen arsip, yakni:

1)      Penyediaan arsip yang benar

2)      Pelayanan arsip secara tepat

3)      Penyajian informasi yang dapat disajikan secara tepat dan lengkap

4)      Penggunaan biaya yang dapat dipertanggung jawabkan

   untuk memenuhi prinsip tersebut diperlukan kebijakan yang mengatur ketepatan dan keseragaman prosedur, SDM, sarana maupun aspek lain dalam pengelolaan arsip.

A.    Standar Manajemen Arsip

1)      Standar Folder Arsip

a.       Spesifikasi Bahan

1.       Bahan folder arsip terbuat dari lembar kertas manila karton sesuai dengan:

2.       SNI 14-0155-1998, Kertas Map.

3.       SNI 14-1558-1989, Cara Uji Ketahanan Kertas dan Karton terhadap Jamur.

4.       SNI 14-0499-1989, Cara Uji Daya Serap Air (Coobb) Kertas dan Karton.

5.       SNI 14-0932-1989, Kekasaran Nilai Pemampatan dan Daya Tembus Udara Kertas dan Karton (Metode Bendtsen).

6.       SNI 14-0697-1989, Noda dan Pulp,Kertas dan Karton.

7.       SNI 14-0935-1989, Cara Uji Kekakuan Kertas dan Karton(Metode Taber).

8.       SNI 14-0496-1989, Cara Uji Kadar AirPulp, Kertas dan Karton.

9.       SNI 14-0437-1989, Cara Uji Ketahanan Tarik dan Daya Regang Lembaran Pulp, Kertas dan Karton (Metode Kecepatan Pembebanan tetap).

10.    SNI 14-0435-1989, Cara Uji Tebal Lembaran Pulp, Kertas dan Karton.

b.      Keadaan Lembaran.

Rata, tidak kaku, tidak berlubang dan tidak kusut.

c.       Klasifikasi Menurut Ukurannya

Menurut ukurannya dibedakan atas folder besar dan folder kecil:
No       Jenis     Ukuran                       No       Jenis     Ukuran1      
Folder Besar    (A - B) = 26                Folder Kecil     (A - B) = 11                         
(B - E) = 9                                            (B - E) = 9                            
(C - D) = 8                                          (C - D) = 3.5                       
(D - E) = 2                                           (D - E) = 2                           
(E - F) = 23                                          (E - F) = 10                        
(A - G) = 23                                         (A - G) = 10                       
(G - F) = 35                                          (G - F) = 15

d.      Bentuk dan rancang bangunan

Bentuk

 Folder seperti map dengan tab atau bagian menonjol disebelah kanan atas yang berfungsi sebagai tempat untuk menuliskan kode/indeks. Sifat Tampak Permukaan bebas dari cacat, perubahan bentuk, sobekan- Sobekan, lekukan-lakukan. Bagian sudut-sudut bekas pemotongan yang mungkin mudah tersentuh oleh tangan manusia harus bebas dari ketajaman-ketajaman. Folder arsip mudah digerakkan,diambil, dan ditempatkan kembali. Warna dasar folder arsip ditentukan sesuai kebutuhan instansi.

Rancang Bangun

1.      Pemotongan folder arsip dilakukan dengan alat pemotong yang tajam.

2.      Kertas manila karton dipotong sesuai klasifikasi menurut ukuran folder besar dan folder kecil.

e.       Fungsi

1.       Folder Besar digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip kertas.

2.       Folder Kecil digunakan sebagai tempat penyimpanan kartu kendali atau kartu deskripsi.

f.        Cara Penggunaan

1.       Setiap folder dapat menampung arsip 3 cm atau lebih kurang 150 lembar kertas. Satu folder digunakan untuk satu subyek atau satu berkas dengan maksimal 150 lembar. Apabila satu folder tidak memadai untuk meyimpan arsip dengan subyek atau berkas yang sama, maka dapat digunakan lebih dari satu folder.

2.       Satu folder minimal diisi 5 lembar arsip.

3.       Folder diletakkan pada posisi dibelakang guide/sekat dalam laci Filling Cabinet atau boks arsip.

4.       Garis atau lipatan skor folder dipergunakan sesuai dengan ketebalan atau jumlah arsip yang disimpan.    

2)      Standar Boks Arsip

a.       Spesifikasi Bahan
           

Boks Arsip terbuat dari Karton Gelombang, yaitu karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan (SNI 14-0094-1996, Spesifikasi Kertas Medium).  Keadaan LembaranRata, tidak kotor, tidak berlubang dan tidak kisut.

b.      Klasifikasi Berdasarkan Bahan Dasar
        Berdasarkan besarnya nilai Ketahanan Tekan Lingkar pada arah silang mesin dan Ketahanan Tekan Datar Kertas Medium Bergelombang, kertas medium dibagi menjadi dua kelas, yaitu kelas A dan kelas B.

A.     (110)            112      0,18 - 0,20       11,2 (110)        11,2 (122)            125      0,20 - 0,23       12,5 (123)        12,4 (145)            150      0,24 - 0,27       15,0 (147)        14,7

B.      (77)         112      0,18 - 0,20       7,8 (77)            7,8 (86)         125      0,20 - 0,23       8,8 (86)            8,8 (103)       150      0,24 - 0,27       10,5 (103)        10,5

c.       Berdasarkan Ukuran

Ukuran Boks arsip dibedakan atas 2 macam.
Ukuran Panjang (cm)    Lebar (cm)       Tinggi (cm)
Boks Arsip Kecil          37        9          27
Boks Arsip Besar         37        19        27

d.      Bentuk dan rancang bangun
Bentuk

Bentuk Boks Arsip adalah kotak empat persegi panjang. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara pada setiap boks arsip, harus memiliki lubang ventilasi udara. Ventilasi udara dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang boks arsip. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm, untuk boks kecil berdiameter 2,5 cm.

Warna Dasar Boks Arsip

1.       Coklat

2.       Coklat Muda

3.       Biru Muda

4.       Warna lain yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap

            Rancang Bangun

a.       Pemotongan dilakukan dengan alat pemotong.

b.      Garis Lipatan menggunakan"tato"(guratan) tanpa melukai bahan dasar.

c.       Lubang ventilasi udara dibuat dengan alat pelobang.

d.      Gesekan tutup dan buka boks relative mudah dilakukan.

e.       Ukuran garis potongan dan garis lipatan untuk boks arsip kecil (ukuran 9 cm)

e.       Fungsi

Fungsi Boks Arsip yaitu untuk menyimpan arsip(didalam folder) sehingga arsip mudah disimpan dan ditemukan kembali secara efektif dan efisien.

           

f.        Cara Penggunaan Kapasitas Muat Boks Arsip

Boks Arsip memiliki kapasitas yang berbeda sesuai dengan lebar boks Arsip. Setiap boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm. dan untuk boks arsip besar diisi maksimal 18 cm.

g.      Arsip ditata secara vertical dalam boks arsip.

a.       Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian arsip, setiap boks arsip tidak diisi terlalu penuh.

b.      Agar arsip tetap pada posisi vertikal dan tidak melengkung, setiap boks arsip tidak diisi terlalu sedikit.

c.       Toleransi kekosongan setiap boks arsip lebih kurang 1 cm

d.      Boks Arsip disimpan dan ditata pada rak arsip (rak statis, rak bergerak).

3)      Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
  a. Beban Muatan

Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruangan simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip. Sebagai dasar perhitungannya adalah sebagai berikut :

a.       Satuan volume arsip adalah meter linear (ML’)

b.      1 Meter Linear (ML’) arsip rata-rata = 50 kg

c.       1 M3  arsip rata-rata = 600 kg

d.      1 M3  arsip = 12 meter linear (ML’) arsip

e.       Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata 1.200 kg per meter persegi.

f.        Berat beban rak compact shelfing/roll o’pact : 2.400 kg per meter persegi.

g.      Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10 = 12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.

b.      Kapasitas Ruang Simpan

a.       Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat

b.      tergantung pada kondisi dan kemampuan instansi.

c.       Rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1.000 meter linear arsip dengan menggunakan rak konvensional (rak statis, stationary stacks).

d.      Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll o’pact, mobile stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter linear arsip.

c.       Suhu dan Kelembaban

Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat dilakukan dengan cara :

a.       Pemeriksaan secara periodic menggunakan alat hygrometer.

b.      Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar.

c.       Menjaga suhu udara tidak lebih dari 270 C dan kelembaban tidak lebih dari 60%.

d.      Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup.

e.       Hindari penggunaan rak yang padat.

f.        Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan tetap rapat.

g.      Pondasi didesain untuk menjaga atau udara lembab naik ke tembok karena daya resapan kapiler.

h.      Hindari penanaman pohon dan kayu-kayuan di dekat gedung.

i.        Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan agar tidak mudah timbul jamur yang akan merusak arsip.

j.        Cermati kondisi dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi, untuk segera diadakan perbaikan.

k.      Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip perlu diatur suhu ruangan tidak lebih dari 20 0 C dan kelembaban tidak lebih dari 50 %.

d.      Cahaya dan Penerangan

Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras. Sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk melalui jendela tidak dapat dihindari, maka dapat diberi tirai penghalang cahaya matahari. 

e.       Rayap

Rayap dan segala macam varietasnya sering merusak bangunan yang terbuat dari kayu, oleh karena itu bangunan tempat penyimpanan arsip inaktif dianjurkan untuk tidak menggunakan kayu.

Lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik dengan DDT atau Gammexane atau Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm, karena rayap pada umumnya hidup dalam tanah sampai pada kedalaman 50 cm.

f.        Angin

a.       Pondasi gedung didesain secara kuat untuk mendukung dinding yang kuat sehingga mampu menahan terpaan angin kencang dan hujan deras.

b.      Jendela-jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan metode tertentu untuk mencegah terpaan hujan deras dan tampiasnya air.

g.      Rak

a.       Tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian atap ruang penyimpanan arsip inaktif.

b.      Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap 260-280 cm dipergunakan rak arsip setinggi 200-220 cm.

c.       Jarak antara rak dan tembok 70-80 cm.

d.      Jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak yang lainnya 100-110 cm.

e.       Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak mudah berkarat.

f.        Keuntungan dan kerugian penggunaan roll o;pact adalah sebagai berikut.

g.      Penggunaan roll o’pact lebih banya dapat menampung volume arsip yang disimpan.

h.      Penggunaan roll o’pact tidak dapat diakses secara bersamaan.

i.        Ukuran roll o’pact tidak dapat menyesuaikan dengan ketinggian ruangan karena sudah standar.

j.        Roll o’pact relatif  lebih mahal.

k.      Penggunaan roll o’pact diperlukan konstuksi beban muatan lebih kuat.

l.        Penggunaan roll o’pact tidak menjamin sirkulasi udara berjalan dengan lancar.

m.    Rak, peralahan dan perlengkapan lainnya harus dijamin aman, mudah diakses dan terlindung dari hama.

h.      Boks

a.       Gunakan boks arsip berukuran kecil (37 x 9 x 27 cm) atau ukuran besar ( 37x19x27 cm) dan atau sesuai kebutuhan.

b.      Boks arsip dibuat dari bahan karton gelombang dan memiliki lubang sirkulasi udara, memiliki penutup untuk menjamin kebersihan.

c.       Hindari penggunaan boks dari bahan plastic karena menyebabkan lembab.

i.        Keamanan dan Keselamatan

Keamanan Arsip
Pencegahan dan penanggulangan bahaya api/kebakaran :

a.       Alat pemadam api dengan menggunakan

b.      fire alarm sistem dan fire fight sistem

c.       tabung pemadam/smoke detection

d.      Hidran dalam gedung dan luar gedung     

Pencegahan dari kehilangan arsip :

a.       Identifikasi terhadap petugas yang berwenang memasuki ruang simpan arsip inaktif dilaksanakan secara ketat dan konsisten.

b.      Setiap petugas yang memasuki arena ruang penyimpanan arsip harus menggunakan tanda pengenal khusus yang disyahkan oleh pejabat yang berwenang.

c.       Dikembangkannya prosedur penggunaan dan penggandaan arsip untuk menjaga keamanan informasi arsip

d.      Pelatihan bagi petugas agar mampu mencegah dan menanggulangi bencana terhadap arsip.

Pencegahan dan penanggulangan dari bahaya serangga :

a.       Pemeliharaan dengan menggunakan kapur barus, tymol fostoxin, paradecrolobensin.

b.      Menjaga kebersihan ruangan

c.       Tidak dipernenankan membawa makanan dan minuman ke dalam ruang penyimpanan arsip

d.      Tidak diperkenankan merokok di dalam ruang penyimpanan arsip.

Keselamatan Lingkungan dan Kesehatan

a.       Setiap pelaksanaan pemusnahan arsip dianjurkan tidak dibakar, karena dapat mengganggu lingkungan dan kesehatan.

b.      Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknis fumigasi.

4)      Standar Minimal Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif

a.       Prinsip dasar penyimpanan arsip inaktif

a.       Murah
Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekwensi penggunaannya sudah menurun.

b.      Luas
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi.

c.       Aman
        Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.

d.      Mudah Diakses
        Penyimpanan arsip inaktif menjamin setiap arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman dan murah.

b.      Lokasi

Lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip.

Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor.

Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan :

a.       Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif relative murah dari pada di daerah perkantoran.

b.      Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi.

c.       Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.

d.      Hindari daerah atau lokasi rawan kebakaran.

e.       Hindari daerah atau lokasi rawan banjir.

f.        Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian/pemukiman penduduk atau pabrik.

g.      Lokasi mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai dan mudah diakses.

c. Struktur dan Bahan Baku

a.       Konstruksi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat bertahan dari gangguan cuaca dan tidak mudah terbakar.

b.      Menggunakan bahan-bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak lainnya.

c.       Bangunan dapat bertingkat atau tidak bertingkat

d.      Apabila bangunan bertingkat, masing-masing laintai ruang simpan arsip memiliki ketinggian 260-280 cm.

e.       Apabila bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak yang digunakan. Rak arsip dapat dimodifikasikan bertingkat-tingkat.

f.        Konstruksi bangunan berupa rumah panggung dapat digunakan di daerah yang memiliki kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat rayap. Ting-tiang penyangga rumah panggung didesain anti rayap.

g.      Lantai bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk dapat menahan berat arsip dan rak.

d. Tata Ruang

a.       Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2 (dua) yaitu ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.

b.      Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, ruangan fumigasi dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk bekerja.

c.       Tata ruang untuk ruangan kerja disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan sebagaimana tersebut diatas.

d.      Ruang penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan.

e.       Apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen suatu instansi berada di gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang penyimpanan didesai khusus yang tahan api dan memiliki suhu serta kelembaban.

f.        Arsip-arsip media baru seperti foto, film, video, rekaman suara, dan media simpan arsip elektronik dapat disimpan di ruangan tersebut diatas.

g.      Kecuali ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif dimungkinkan adanya ruangan-ruangan yang lain seperti cafeteria, toilet, mushola, untuk memebrikan kenyamanan bagi pengguna arsip. Fasilitas semacam ini sangat tergantung dari kemampuan instansi.

5)      Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY mengelola arsip statis meliputi :

1.      Arsip milik Pemerintah Provinsi DIY, tersimpan di depo Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY  

2.      Beberapa arsip milik swasta maupun perorangan, tersimpan di depo Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY       

3.      Arsip milik Kraton Yogyakarta, tersimpan di depo KHP. Widya Budaya Kraton Yogyakarta      

4.      Arsip milik Puro Pakualaman, tersimpan di depo Puro Pakualaman. 

1.      Penyelamatan Arsip Statis

Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY berkewajiban untuk menyelamatkan arsip statis daerah sebagai bahan pertanggujawaban kepada generasi mendatang di Provinsi DIY. Penyelamatan Arsip Statis dilaksanakan melalui :·       

a.       Menerima penyerahan arsip

b.      Penyelamatan/akuisisi arsip  

2.      Pengelolaan Arsip Statis

Program pengelolaan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan :·       

a.        Pengolahan arsip·       

b.       Penyimpanan arsip·       

c.        Perawatan arsip·       

d.       Reproduksi dan Alih media arsip 

3.      Layanan Arsip Statis

Dalam rangka pelayanan arsip statis, digunakan sarana:

1.      Senarai/inventaris arsip secara manual.

2.      Pencarian daftar arsip secara online melalui internet dengan portal www.arsipjogjaprov.info

3.      Alih tulisan arsip yang beraksara Jawa ke tulisan Latin.

4.      Alih bahasa arsip berbahasa Jawa ke Bahasa Indonesia.

5.      Penulisan naskah sumber arsip, sudah terbit 3 seri buku terdiri dari : 

a.       Naskah sumber arsip seri 1 dengan judul  Kebijakan Sultan Hamengku Buwono IX Terhadap Kesejahteraan Abdi Dalem.

b.      Naskah sumber arsip seri 2 dengan judul PEMILU 1971 DI YOGYAKARTA : Potret Surutnya Partai Politik.

c.       Naskah sumber arsip seri 3 dengan judul Ngindung Di Tanah Kraton Yogyakarta 

6)      Sistem arsip statis

Statis Seperti dikemukakan di atas arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Pengelolaan arsip statis meliputi: akuisisi arsip statis; pengolahan arsip statis; preservasi arsip statis; dan akses arsip statis.

a.       Akuisisi Arsip Statis

Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Akuisisi meliputi arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga kearsipan wajib membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang diakuisisi dan mengumumkannya kepada publik. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis yang hendak diakusisi wajib menyerahkan kepada Lembaga Kearsipan. Lembaga kearsipan dapat melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.

b.      Pengolahan Arsip Statis

Mengenai pengolahan arsip statis dapat diatur sebagai berikut. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis. Ini berarti bahwa pegawai lembaga kearsipan dalam melakukan pencatatan dan penyimpanan arsip statis memperhatikan unit kerja asal arsip dan pokok masalah, masalah dan perincian arsip tersebut. Cara ini akan dapat menjamin sistematika, pengendalian, dan kemudahan akses arsip.

c.        Preservasi Arsip Statis

Sedangkan preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif. Preservasi arsip merupakan upaya memelihara dan menjaga arsip dari kerusakan yang mungkin terjadi. Berbagai bentuk usaha pemeliharaan arsip dinamis yang dikemukakan di atas dapat digunakan untuk melakukan pemeliharaan arsip statis. Sedangkan penjagaan arsip dari kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan membersihkan ruangan secara berkelanjutan; memeriksa ruangan dan sekitarnya untuk memastikan aman dari serangga, rayap dan sejenisnya; penggunaan racun serangga dan kapur barus, pengawasan serangga anai-anai, larangan makan dan merokok di ruang arsip, tidak meletakkan arsip secara berdesak-desakan, secara rutin mengganti klip sebelum berkarat, mempergunakan rak dari logam, menjaga kebersihan arsip, mengeringkan arsip yang basah, dan melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak.

d.       Akses Arsip Statis

Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.

7)      Sistem arsip dinamis

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

a.       Penciptaan Arsip Dinamis

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah :

1.      Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.

2.      Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain.

3.      Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.

4.      Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip

b.       Penggunaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional organisasi.

Tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip-dinamis dinyatakan bahwa :

1.      Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.

2.      Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.

Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip ,pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:

1.      menghambat proses penegakan hukum

2.      mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat

3.      membahayakan pertahanan dan keamanan negara

4.      mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; (e) merugikan ketahanan ekonomi nasional

5.      merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri

6.      mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum

7.      mengungkapkan rahasia atau data pribadi

8.      mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

c.       Pemeliharaan Arsip

Dinamis Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan arsip. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.

d.      Penyusutan Arsip Dinamis

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara . Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :

1.      pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

2.      pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

3.      penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.

Tentang pelaksanaan pemusnahan arsip sebagai berikut :

Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang :

a.       tidak memiliki nilai guna

b.      telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip)

c.       tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang

d.      tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.

1.      mendaftar secara lengkap arsip-arsip yang akan dimusnahkan (unit kerja, kode pokok masalah/masalah, jenis fisik arsip, tanggal, bulan dan tahun berkas, serta jumlah berkas)

2.      melaksanakan pemusnahan arsip dengan cara membakar, melebur, atau mencacahnya, dan dengan membuat berita acara.

Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan, dengan memberikan tanda tangan sebagai tanda mengetahuii/menyetujui.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

            Struktur BPAD provinsi DIY terdiri dari seorang Kepala kantor dengan Eselon III/a, Bagian Tata Usaha, Bidang Pengelolaan, dan Bidang Program dan Evaluasi. Bagian Tata Usaha terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan, dan Sub Bagian Kepegawaian. Selain itu juga terdapat penjabat fungsional arsip aris. Sebagai Kepala Kantor yang Pertama adalah Drs. Mudjono NA (1. Hal itu dilakukan agar tidak terlalu membebani Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY mengingat saat ini Pemerintah Provinsi DIY belum siap untuk memungut kembali ‘si anak hilang’ itu. Dengan telah bergulirnya koordinasi dan pembicaraan tentang arsip Jogja maka segera diambil langkah pelaporan kepada Gubernur mengenai hasil pendataan dan pembicaraan dengan BAD Jawa Tengah. Setelah ada petunjuk dan arahan dari Gubernur akan dipersiapkan kegiatan selanjutnya, dan untuk itu pun KAD telah menyiapkan rencana kegiatan pengambilan arsip Jogja itu pada tahun 2009 atau ABT apabila memungkinkan. Adapun sistem yang digunakan oleh kantor BPAD (Badan perpustakaan dan arsip daerah yogyakarta ) menyesuaikan jenis suratnya ada yang menggunakan sistem abjad, sistem nomor, sistem subjek dan sistem geografis

BAB V

DOKUMENTASI

A.Daftar wawanncara

1.      Apa sistem kearsipan yang digunakan yang digunakan dalam kantor BPAD?

Sistem kearsipan yang di pakai masih minim sehingga arsiparis menyesuaikan jenis arsipnya serta sarana yang ada namun masih masuk ke dalam standar kearsipan yang telah di tentukan.

2.      Apakah di setiap bagian memiliki penyimpanan arsip sendiri ?

Iya, disetiap bagian mempunyai penyimpanan arsip tersendiri Jika arsip itu masih aktif. jika  arsip tersebut sudah tidak aktif lagi maka arsip disimpan dibagian TU, dikumpulkan jadi satu dan dimaksukkan dalam buku arsip.

3.      Apakah setiap bagian memiliki sistem arsip yang sama?

Iya sama, karena apabila penyimpanan itu di beda bedakan atau dipisah maka akan lebih sulit untuk menyimpan arsip tersebut.

4.      Bagaimana keamanan serta kapasitas arsip pada BPAD (badan perpustakaan arsip daerah)?

Alhamdulillah keamanan serta kapasitas arsip di kantor BPAD sarananya sudah lumayan bagus meskipun belum maksimal termasuk perawatan dari sisi kamper, suhu ruangan, dan sudah memiliki lemari besi, meskipun sudah maksimal tetapi tetap harus waspada apabila ada terjadinya bencana alam atau kebakaran yang tidak bisa di hindari.

5.      Bagaimana cara kantor BPAD melindungi arsip dari kerusakan?

Dengan cara melakukan fumigasi, kamper dan di restorasi gunanya untuk memperpanjang usia.

6.      Bagaimana cara kantor BPAD menyimpanan arsip lama dan arsip baru?

Meliki retensi arsip yang sudah melalui seleksi penilaian dan apabila arsip sudah melampaui batas bisa di musnahkan, namun apabila arsip tersebut ada yang permanen, semi permanen, vital dapat diambil dan sudah melalui penilaian di ambil kemudian di simpan, namun arsip yang telah dimusnahkan masih memiliki data arsip apabila suastu saat dicari kembali dapat di lihat di data arsip.

7.      Bagaimana cara pemusnahan arsip di kantor BPAD?

Dengan cara penilaian diamana arsip yang telah melawati batas tahun penyimpanan kemudian di lebur.

8.      Bagaimana cara penyusutan arsip yang di lakukan oleh BPAD?

Apabila petugas arsiparis telah melakukan penilaian arsip dan telah disetujui oleh pihak yang berkaitan maka arsip akan segera di musnahkan atau penyusutan.

9.      Bagaimana training terkait pegawai khususnya arsiparis yang di lakukan oleh BPAD?

Ada berbagai jalan yang bisa di tempuh terkait dengan petugas kearsipan ada yang melalui pendidikan formal, Melakukan diklat daerah, dan diklat pusat.

10.  Bagaimana cara pembagian arsip?

Di pisahkan Menurut kelompok surat masing-masing

11.  Bagaimana frekuensi penggunaan arsip di kantor BPAD?

Di kantor BPAD masih statis, dinamis

B.FOTO