BAB
I
PENDAHULUAN
Latar
Belakang
Pada
awal pembentukannya, Kantor Arsip Daerah hanya memiliki kewenangan untuk
mengelola arsip inaktif, yaitu hanya mengurusi arsip yang sudah mengalami
penurunan fungsinya. Kewenangan itu meliputi penyimpanan arsip sesuai masa
retensinya, penyusutan dan pemusnahan arsip. Sedangkan arsip yang bernilai guna
permanen atau statis diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Oleh
karena itu ada arsip statis dari Yogyakarta yang pada waktu itu diserahkan
kepada Arsip Nasional RI untuk dikelola, dirawat dan dilestarikan. Pada waktu
itu pelaksanaannya dilakukan oleh Arsip Nasional RI Wilayah (ANRIWIL) yang
berkedudukan di Jawa Tengah.
Ketika
terjadi reformasi pemerintahan dan pelaksanaan otonomi daerah pada tahun 2000,
maka ANRIWIL dilikuidasi dan diserahkan ke Provinsi Jawa Tengah. Dalam
pelaksanaannya ANRIWIL Jawa Tengah dengan seluruh asset dan SDM (P3D)
diserahkan kepada Provinsi Jawa Tengah, termasuk arsip yang dikelola.
Selanjutnya ANRIWIL dilebur menjadi satu dengan Kantor Arsip Daerah Provinsi
Jawa Tengah menjadi Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah. Maka arsip yang
berasal dari Yogyakarta pun kemudian dikelola oleh Badan Arsip Daerah Provinsi
Jawa Tengah.
Arsip
Jogja itu kini masih menjadi ‘anak asuh’ Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa
Tengah. Sehingga bisa jadi hal itu menjadi ‘beban’ Provinsi Jawa Tengah karena
harus menyimpan dan merawat sebagaimana mestinya. Apabila dibandingkan dengan
arsip-arsip sejenis yang ada di Yogyakarta bisa dikatakan keadaannya lebih baik
karena disimpan didalam ruangan yang lebih memadai dan memenuhi syarat.
Perkembangan
keadaan pun telah memunculkan wacana untuk memboyong kembali arsip Yogyakarta.
Bahkan Dr. Joko Utomo Kepala Arsip Nasional RI pun pernah melempar wacana
pengembalian arsip Jogja dalam suatu forum di Jakarta, semuanya itu menjadi
tantangan Pemerintah Provinsi DIY untuk menyikapi masalah itu.. Untuk semua itu
tentunya Pemerintah Provinsi DIY harus menyiapkan terlebih dahulu segala
sesuatunya untuk memboyong arsip ‘Jogja’ itu, mulai dari penyiapan sarana dan
prasarana maupun SDM.
Bahwa
arsip Jogja yang ada di Jawa Tengah pada dasarnya merupakan satu kesatuan
dengan arsip Jogja lainnya yang ada di Yogyakarta. Sehingga untuk menjaga
keutuhannya arsip itu seharusnya dapat disatukan kembali dengan ‘saudaranya’.
Dalam rangka itulah Pemerintah Provinsi DIY berkeinginan untuk merangkai dan
merekonstruksi kembali arsip-arsip tersebut.
Sebagai
upaya untuk memboyong kembali ‘si anak hilang’ itu, pada tahun 2008 ini Kantor
Arsip Daerah melakukan kegiatan penelusuran untuk mendata seluruh arsip
Yogyakarta yang ada di Jawa Tengah. Dalam perencanaan kegiatan penelusuran ini
belum mengakomodasikan sampai pengambilan kembali arsip, karena kegiatan ini
direncanakan sebelum ada wacana dari Jawa Tengah. Adapun target kegiatan ini
adalah mendata seluruh arsip yang ada serta membuat duplikasi atau reproduksi
arsip. Hal itu dilakukan agar tidak terlalu membebani
Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY mengingat saat ini Pemerintah Provinsi DIY
belum siap untuk memungut kembali ‘si anak hilang’ itu. Dengan telah
bergulirnya koordinasi dan pembicaraan tentang arsip Jogja maka segera diambil
langkah pelaporan kepada Gubernur mengenai hasil pendataan dan pembicaraan
dengan BAD Jawa Tengah. Setelah ada petunjuk dan arahan dari Gubernur akan
dipersiapkan kegiatan selanjutnya, dan untuk itu pun KAD telah menyiapkan
rencana kegiatan pengambilan arsip Jogja itu pada tahun 2009 atau ABT apabila
memungkinkan.
BAB
II
LANDASAN
TEORI
A. Pengertian Arsip
Secara
etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu
“ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen
mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari
warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan
dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip
disebut dengan kearsipan atau filling.
Menurut UU No. Tahun 1971,
mengenai ketatausahaan Pokok Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah:
a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerinah dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan pemerintah.
b.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan
tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi Perkantoran”
arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai
suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Drs. E. Martonono yang dimaksud dengan kearsipan adalah pengaturan
dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem-sistem tertentu serta dengan
prosedur tertentu yang sistematis sehibgga sewaktu-waktu
diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.
Menurut Drs. Anhar Kearsipan merupakan suatu proses pengaturan yang
penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis sehingga apabila arsip
tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.
Menurut Wursanto bahwa Arsip
merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk
Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan.
Menurut Kamus Administrasi
Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur
berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan kembali.
Menurut Sularso
Mulyono mengungkapkan bahwa Arsip adalah Penempatan kertas-kertas dalam tempat
penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu
sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat.
BAB III
PEMBAHASAN
1. Profil Instansi
Sejarah
Selaras
dengan dinamika dalam kehidupan berbangsa dan bernegara serta semakin tingginya
kesadaran untuk memposisikan arsip pada tataran yang semestinya, Pemerintah
Provinsi DIY berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 1994 tentang
Pembentukan Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY dan Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun
1994 tentang Tata Kerja KAD membentuk lembaga kearsipan yang bernama Kantor
Arsip Daerah (KAD) Provinsi DIY. Lembaga ini secara resmi melaksanakan tugas
dan fungsi pada tanggal 1 Juli 1994. Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY menempati
Gedung Arsip di Jalan Tentara Rakyat Mataram Nomor 1 Yogyakarta. Gedung ini
sebelumnya sebagai tempat menyimpan arsip inaktif dari sub bagian Arsip Inaktif
Biro Umum Sekretariat Wilayah Daerah Provinsi DIY.
Struktur KAD
Provinsi DIY terdiri dari seorang Kepala kantor dengan Eselon III/a, Bagian
Tata Usaha, Bidang Pengelolaan, dan Bidang Program dan Evaluasi. Bagian Tata
Usaha terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan, dan Sub Bagian
Kepegawaian. Selain itu juga terdapat penjabat fungsional arsiparis. Sebagai
Kepala Kantor yang Pertama adalah Drs. Mudjono NA (1994-1997), yang kemudian
diganti oleh Dra. Siti Sulami (1997-2000).
Tahun 2001
seiring dengan dilaksanakannya otonomi daerah, KAD Provinsi digabung dengan
Badan Perpustakaan Daerah, yang merupakan istansi vertikal, menjadi Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi DIY. Pembentukan BPAD berdasarkan
pada peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2001 tentang pembentukan organisasi lembaga
teknis daerah di lingkungan Pemerintah Privinsi DIY. BPAD terdiri dari Kepala
Badan, Sekretariat, Bidang Pembinaan, Bidang Deposit, Bidang Layanan, Bidang arsip
Statis, Bidang Arsip Dinamis. Sekretariat terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub
Bagian Perencanaan, dan Sub Bagian Keuangan.
Penggabungan
antara KAD dan Badan Perpustakaan Daerah Menjadi BPAD bukan sekedar
penyederhanaan struktur tetapi sebagai konsekunsi dilaksanakannya otonomi
daerah. Oleh karena itu di era ini ada pengalihan kewenangan dari pemerintah
pusat kepada pemerintah daerah, baik provinsi maupun Kabupaten/Kota maka
setelah digabung menjadi BPAD memiliki kewenangan yang semula menjadi kewenangan
Arsip Nasional RI (ANRI). Salah satunya kewenangan yang diberikan kepada BPAD
adalah pengelolaan arsip, baik dari lembaga pemerintah, perusahaan, lembaga
swasta, partai politik, maupun perorangan.
Dalam
kenyataannya, penggabungan menyebabkan pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang
kearsipan tidak maksimal. Oleh karena itu pada tahun 2004 berdasarkan peraturan
daerah Nomor 2 Tahun 2004 tentang pembentukan organisasi lembaga teknis daerah
di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY bidang kearsipan dipisah menjadi Kantor
Arsip Daerah Provinsi DIY. Adapaun struktur organisasi terdiri dari Kepala
Kantor, Bagian Tata Usaha, Seksi Arsip Dinamis, Seksi Arsip Statis, dan Seksi
Pemberdayaan.
Tahun 2009,
berdasarkan peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah
dan Badan Perpustakaan dan Arsip daerah (BPAD). Adapun struktur organisasi
terdiri dari Kepala Badan, Sekretariat, Bidang Pembinaan, Bidang Deposit,
Bidang Arsip Dinamis, dan Bidang Arsip Statis
2. Visi & Misi Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah
a)
Visi Tahun 2012 - 2017
1)
Mewujudkan Masyarakat pembelajar yang Berkarakter dan
Berbudaya
2)
Perpustakaan sebagai wahana untuk membantu mahasiswa
dalam pembelajaran
b)
Misi Tahun 2012 - 2017
Dalam upaya
pencapaian terhadap visi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, maka misi
yang akan dicapai dalam kurun waktu 2012- 2017, sebagai berikut:
1.
Meningkatkan Pengelolaan dan Pemanfaatan Perpustakaan
dan Arsip secara Optimal.
2.
Mengembangkan Jaringan Perpustakaan dan Kearsipan
berbasis Teknologi Informasi.
3.
Mewujudkan Perpustakaan dan Arsip sebagai khasanah
budaya daerah.
3. Manajemen
sistem arsip
Manajemen
arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media.
Sesuai dengan perkembangan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
pemerintah daerah. Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan manajemen arsip
tersebut. Adapun contoh manajemen arsip adalah:
1.
Surat elektronik
2.
Fax
3.
Tabel akuntansi
4.
Database
5.
Surat
6.
Pesan tertulis
7.
Media sosial
Arsip
merupakan sumber informasi unik dan penting mengenai aktivitas dari unit
organisasi. Arsip memberikan informasi yang spesifik tentang fungsi dari unit
kerja. Mengelola arsip berarti mengelola informasi dan dokumen secara efektif
yang membuat pekerjaan lebih mudah dan cepat.
Arsip perlu
sekali di simpan dengan alasan karena kita harus menyimpan arsip yang mendukung
dalam penentuan keputusan organisasi arsip juga menyediakan informasi berupa
bukti apa yang terjadi dan siapa yang bertangungjawab atas sebuah keputusan.
Arsip yang
boleh di musnahkan tidak semua arsip perlu untuk disimpan permanen menjaga atau
memusnahkan arsip diatur dalam sebuah aturan hukum dan kita harus menggunakan
prosedur yang digunakan untuk memusnahkan sebuah arsip atau menghapus sebuah
arsip seperti file atau bahkan surat elektronik. Jika arsip unit organisasi
telah dipindahkan dan berada pada unit kearsipan atau kantor arsip atau lokasi
yang telah ditentukan.
Arsip dapat digunakan untuk perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan dan kegiatan organisasi. dengan memanfaatkan arsip
dapat dicapai tujuan manajemen yakni perencanaan yang matang, pelaksanaan yang
tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu
organisasi maka arsip harus dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan
prinsip dan tujuan kearsipan yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat,
lengkap dan efesien. Arsip diterima dalam bentuk apapun, seperti surat,
formulir, laporan, gambaran, microform, maupun input/ouput komputer.
Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan
dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah
pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan
pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of
archive).
Manajemen kearsipan (record management)
memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu
lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan,
pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan
ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan
penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau
lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.
Yang dimaksud dengan nilai guna arsip
adalah suatu tolok ukur penilaian bahwa arsip tersebut layak untuk disimpan.
Penilaian layak simpan ini secara internasional ditentukan dengan metode
ALFRED, yaitu:
A:
Adminitratif : Penilaian arsip berdasarkan nilai administrasi yang
dikandungnya.
L
: Legal : Penilaian arsip berdasarkan nilai hukum yang dikandung arsip
tersebut.
F
: Fiscal : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai keuangan yang dimiliki oleh
arsip tersebut.
R
: Reseach : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung
oleh arsip tersebut.
E
: Education : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai pendidikan atau
pengetahuan yang dikandung arsip tersebut.
D
: Documentary : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai rekaman yang dikandung
pada arsip tersebut.
Sedangkan kearsipan adalah suatu proses
penyimpanan arsip serta sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi:
1.
penciptaan (pembuatan dan penerimaan)
2.
penyimpanan (filling)
3.
penemuan kembali (finding)
4.
penyelamatan (pengamanan)
5.
pemeriharaan dan perawatan)
6.
penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan pemusnahan).
Tujuan
Pengelolaan Arsip:
1) Agar
arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
2) Mudah
mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat
3) Menghindari
pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip
4) Menghemat
tempat penyimpanan arsip
5) Menjaga
kerahasiaan arsip
6) Menjaga
kelestarian arsip
7) Menyelamatkan
pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksaan dan penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan masyarakat.
Ada beberapa prinsip yang perlu diketahui dalam manajemen arsip,
yakni:
1) Penyediaan
arsip yang benar
2) Pelayanan
arsip secara tepat
3) Penyajian
informasi yang dapat disajikan secara tepat dan lengkap
4) Penggunaan
biaya yang dapat dipertanggung jawabkan
untuk memenuhi prinsip tersebut diperlukan kebijakan yang mengatur
ketepatan dan keseragaman prosedur, SDM, sarana maupun aspek lain dalam
pengelolaan arsip.
A. Standar
Manajemen Arsip
1) Standar Folder Arsip
a.
Spesifikasi Bahan
1.
Bahan folder arsip terbuat dari lembar kertas manila
karton sesuai dengan:
2.
SNI 14-0155-1998, Kertas Map.
3.
SNI 14-1558-1989, Cara Uji Ketahanan Kertas dan Karton
terhadap Jamur.
4.
SNI 14-0499-1989, Cara Uji Daya Serap Air (Coobb)
Kertas dan Karton.
5.
SNI 14-0932-1989, Kekasaran Nilai Pemampatan dan Daya
Tembus Udara Kertas dan Karton (Metode Bendtsen).
6.
SNI 14-0697-1989, Noda dan Pulp,Kertas dan Karton.
7.
SNI 14-0935-1989, Cara Uji Kekakuan Kertas dan
Karton(Metode Taber).
8.
SNI 14-0496-1989, Cara Uji Kadar AirPulp, Kertas dan
Karton.
9.
SNI 14-0437-1989, Cara Uji Ketahanan Tarik dan Daya
Regang Lembaran Pulp, Kertas dan Karton (Metode Kecepatan Pembebanan tetap).
10.
SNI 14-0435-1989, Cara Uji Tebal Lembaran Pulp, Kertas
dan Karton.
b.
Keadaan Lembaran.
Rata, tidak
kaku, tidak berlubang dan tidak kusut.
c.
Klasifikasi Menurut Ukurannya
Menurut
ukurannya dibedakan atas folder besar dan folder kecil:
No Jenis Ukuran No Jenis Ukuran1
Folder Besar (A - B) = 26 Folder Kecil (A - B) = 11
(B - E) = 9 (B - E) = 9
(C - D) = 8 (C - D) = 3.5
(D - E) = 2 (D - E) = 2
(E - F) = 23 (E - F) = 10
(A - G) = 23 (A - G) = 10
(G - F) = 35 (G - F) = 15
No Jenis Ukuran No Jenis Ukuran1
Folder Besar (A - B) = 26 Folder Kecil (A - B) = 11
(B - E) = 9 (B - E) = 9
(C - D) = 8 (C - D) = 3.5
(D - E) = 2 (D - E) = 2
(E - F) = 23 (E - F) = 10
(A - G) = 23 (A - G) = 10
(G - F) = 35 (G - F) = 15
d.
Bentuk dan rancang bangunan
Bentuk
Folder seperti map dengan tab atau
bagian menonjol disebelah kanan atas yang berfungsi sebagai tempat untuk
menuliskan kode/indeks. Sifat Tampak Permukaan bebas dari cacat, perubahan
bentuk, sobekan- Sobekan, lekukan-lakukan. Bagian sudut-sudut bekas pemotongan
yang mungkin mudah tersentuh oleh tangan manusia harus bebas dari
ketajaman-ketajaman. Folder arsip mudah digerakkan,diambil, dan ditempatkan
kembali. Warna dasar folder arsip ditentukan sesuai kebutuhan instansi.
Rancang Bangun
1.
Pemotongan folder arsip dilakukan dengan alat pemotong
yang tajam.
2.
Kertas manila karton dipotong sesuai klasifikasi
menurut ukuran folder besar dan folder kecil.
e.
Fungsi
1.
Folder Besar digunakan sebagai tempat penyimpanan
arsip kertas.
2.
Folder Kecil digunakan sebagai tempat penyimpanan
kartu kendali atau kartu deskripsi.
f.
Cara Penggunaan
1.
Setiap folder dapat menampung arsip 3 cm atau lebih
kurang 150 lembar kertas. Satu folder digunakan untuk satu subyek atau satu
berkas dengan maksimal 150 lembar. Apabila satu folder tidak memadai untuk
meyimpan arsip dengan subyek atau berkas yang sama, maka dapat digunakan lebih
dari satu folder.
2.
Satu folder minimal diisi 5 lembar arsip.
3.
Folder diletakkan pada posisi dibelakang guide/sekat
dalam laci Filling Cabinet atau boks arsip.
4.
Garis atau lipatan skor folder dipergunakan sesuai
dengan ketebalan atau jumlah arsip yang disimpan.
2) Standar Boks Arsip
a. Spesifikasi Bahan
Boks Arsip terbuat dari Karton Gelombang, yaitu karton
yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas
lainer sebagai penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan (SNI 14-0094-1996,
Spesifikasi Kertas Medium). Keadaan LembaranRata, tidak kotor, tidak
berlubang dan tidak kisut.
b. Klasifikasi Berdasarkan Bahan Dasar
Berdasarkan besarnya nilai Ketahanan Tekan Lingkar pada arah silang mesin dan Ketahanan Tekan Datar Kertas Medium Bergelombang, kertas medium dibagi menjadi dua kelas, yaitu kelas A dan kelas B.
Berdasarkan besarnya nilai Ketahanan Tekan Lingkar pada arah silang mesin dan Ketahanan Tekan Datar Kertas Medium Bergelombang, kertas medium dibagi menjadi dua kelas, yaitu kelas A dan kelas B.
A.
(110)
112 0,18 -
0,20 11,2
(110) 11,2 (122)
125 0,20 -
0,23 12,5
(123) 12,4 (145)
150 0,24 -
0,27 15,0
(147) 14,7
B.
(77)
112 0,18 -
0,20 7,8
(77) 7,8 (86) 125
0,20 - 0,23 8,8
(86) 8,8 (103) 150
0,24 - 0,27 10,5
(103) 10,5
c.
Berdasarkan Ukuran
Ukuran Boks
arsip dibedakan atas 2 macam.
Ukuran Panjang (cm) Lebar (cm) Tinggi (cm)
Boks Arsip Kecil 37 9 27
Boks Arsip Besar 37 19 27
Ukuran Panjang (cm) Lebar (cm) Tinggi (cm)
Boks Arsip Kecil 37 9 27
Boks Arsip Besar 37 19 27
d. Bentuk dan rancang bangun
Bentuk
Bentuk
Bentuk Boks Arsip adalah kotak empat persegi panjang.
Untuk menjamin adanya sirkulasi udara pada setiap boks arsip, harus memiliki
lubang ventilasi udara. Ventilasi udara dibuat dengan cara melubangi sisi depan
dan belakang boks arsip. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3
cm, untuk boks kecil berdiameter 2,5 cm.
Warna Dasar Boks Arsip
1.
Coklat
2.
Coklat Muda
3.
Biru Muda
4.
Warna lain yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap
Rancang
Bangun
a.
Pemotongan dilakukan dengan alat pemotong.
b. Garis Lipatan
menggunakan"tato"(guratan) tanpa melukai bahan dasar.
c.
Lubang ventilasi udara dibuat dengan alat pelobang.
d.
Gesekan tutup dan buka boks relative mudah dilakukan.
e.
Ukuran garis potongan dan garis lipatan untuk boks
arsip kecil (ukuran 9 cm)
e.
Fungsi
Fungsi Boks Arsip yaitu untuk menyimpan arsip(didalam
folder) sehingga arsip mudah disimpan dan ditemukan kembali secara efektif dan
efisien.
f.
Cara Penggunaan Kapasitas
Muat Boks Arsip
Boks Arsip memiliki kapasitas yang berbeda sesuai
dengan lebar boks Arsip. Setiap boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm. dan untuk
boks arsip besar diisi maksimal 18 cm.
g.
Arsip ditata secara vertical
dalam boks arsip.
a.
Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian arsip,
setiap boks arsip tidak diisi terlalu penuh.
b.
Agar arsip tetap pada posisi vertikal dan tidak
melengkung, setiap boks arsip tidak diisi terlalu sedikit.
c.
Toleransi kekosongan setiap boks arsip lebih kurang 1
cm
d.
Boks Arsip disimpan dan ditata pada rak arsip (rak
statis, rak bergerak).
3) Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
a. Beban Muatan
a. Beban Muatan
Beban muatan
ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak dan arsip yang
disimpan. Kekuatan lantai ruangan simpan harus mempertimbangkan berat rak dan
arsip. Sebagai dasar perhitungannya adalah sebagai berikut :
a.
Satuan volume arsip adalah meter linear (ML’)
b.
1 Meter Linear (ML’) arsip rata-rata = 50 kg
c.
1 M3 arsip rata-rata = 600 kg
d.
1 M3 arsip = 12 meter linear (ML’) arsip
e.
Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional
rata-rata 1.200 kg per meter persegi.
f.
Berat beban rak compact shelfing/roll o’pact : 2.400
kg per meter persegi.
g.
Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi
penuh dengan rak konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg
x 10 = 12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu
menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.
b.
Kapasitas Ruang Simpan
a.
Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat
b.
tergantung pada kondisi dan kemampuan instansi.
c.
Rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan
ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1.000 meter linear arsip dengan menggunakan
rak konvensional (rak statis, stationary stacks).
d.
Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing,
roll o’pact, mobile stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter linear
arsip.
c.
Suhu dan Kelembaban
Untuk
mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat dilakukan dengan cara
:
a.
Pemeriksaan secara periodic menggunakan alat
hygrometer.
b.
Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar.
c.
Menjaga suhu udara tidak lebih dari 270 C dan
kelembaban tidak lebih dari 60%.
d.
Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin
sirkulasi udara yang cukup.
e.
Hindari penggunaan rak yang padat.
f.
Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak
berlobang dan tetap rapat.
g.
Pondasi didesain untuk menjaga atau udara lembab naik
ke tembok karena daya resapan kapiler.
h.
Hindari penanaman pohon dan kayu-kayuan di dekat
gedung.
i.
Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi
gas/lingkungan agar tidak mudah timbul jamur yang akan merusak arsip.
j.
Cermati kondisi dan peralatannya yang terkena jamur
atau korosi, untuk segera diadakan perbaikan.
k.
Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip
perlu diatur suhu ruangan tidak lebih dari 20 0 C dan kelembaban tidak lebih
dari 50 %.
d.
Cahaya dan Penerangan
Cahaya dan
penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras. Sinar matahari
tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk melalui jendela tidak
dapat dihindari, maka dapat diberi tirai penghalang cahaya matahari.
e.
Rayap
Rayap dan segala macam varietasnya sering merusak
bangunan yang terbuat dari kayu, oleh karena itu bangunan tempat penyimpanan
arsip inaktif dianjurkan untuk tidak menggunakan kayu.
Lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik dengan DDT
atau Gammexane atau Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm, karena rayap
pada umumnya hidup dalam tanah sampai pada kedalaman 50 cm.
f.
Angin
a.
Pondasi gedung didesain secara kuat untuk mendukung
dinding yang kuat sehingga mampu menahan terpaan angin kencang dan hujan deras.
b.
Jendela-jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan
metode tertentu untuk mencegah terpaan hujan deras dan tampiasnya air.
g.
Rak
a.
Tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian
atap ruang penyimpanan arsip inaktif.
b.
Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap
260-280 cm dipergunakan rak arsip setinggi 200-220 cm.
c.
Jarak antara rak dan tembok 70-80 cm.
d.
Jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak yang
lainnya 100-110 cm.
e.
Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak
mudah berkarat.
f.
Keuntungan dan kerugian penggunaan roll o;pact adalah
sebagai berikut.
g.
Penggunaan roll o’pact lebih banya dapat menampung
volume arsip yang disimpan.
h.
Penggunaan roll o’pact tidak dapat diakses secara
bersamaan.
i.
Ukuran roll o’pact tidak dapat menyesuaikan dengan
ketinggian ruangan karena sudah standar.
j.
Roll o’pact relatif lebih mahal.
k.
Penggunaan roll o’pact diperlukan konstuksi beban
muatan lebih kuat.
l.
Penggunaan roll o’pact tidak menjamin sirkulasi udara
berjalan dengan lancar.
m.
Rak, peralahan dan perlengkapan lainnya harus dijamin
aman, mudah diakses dan terlindung dari hama.
h.
Boks
a.
Gunakan boks arsip berukuran kecil (37 x 9 x 27 cm)
atau ukuran besar ( 37x19x27 cm) dan atau sesuai kebutuhan.
b.
Boks arsip dibuat dari bahan karton gelombang dan
memiliki lubang sirkulasi udara, memiliki penutup untuk menjamin kebersihan.
c.
Hindari penggunaan boks dari bahan plastic karena
menyebabkan lembab.
i.
Keamanan dan Keselamatan
Keamanan Arsip
Pencegahan dan penanggulangan bahaya api/kebakaran :
Pencegahan dan penanggulangan bahaya api/kebakaran :
a.
Alat pemadam api dengan menggunakan
b.
fire alarm sistem dan fire fight sistem
c.
tabung pemadam/smoke detection
d.
Hidran dalam gedung dan luar
gedung
Pencegahan
dari kehilangan arsip :
a.
Identifikasi terhadap petugas yang berwenang memasuki
ruang simpan arsip inaktif dilaksanakan secara ketat dan konsisten.
b.
Setiap petugas yang memasuki arena ruang penyimpanan
arsip harus menggunakan tanda pengenal khusus yang disyahkan oleh pejabat yang
berwenang.
c.
Dikembangkannya prosedur penggunaan dan penggandaan
arsip untuk menjaga keamanan informasi arsip
d.
Pelatihan bagi petugas agar mampu mencegah dan
menanggulangi bencana terhadap arsip.
Pencegahan
dan penanggulangan dari bahaya serangga :
a.
Pemeliharaan dengan menggunakan kapur barus, tymol
fostoxin, paradecrolobensin.
b.
Menjaga kebersihan ruangan
c.
Tidak dipernenankan membawa makanan dan minuman ke dalam
ruang penyimpanan arsip
d.
Tidak diperkenankan merokok di dalam ruang penyimpanan
arsip.
Keselamatan
Lingkungan dan Kesehatan
a.
Setiap pelaksanaan pemusnahan arsip dianjurkan tidak
dibakar, karena dapat mengganggu lingkungan dan kesehatan.
b.
Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan
teknis fumigasi.
4) Standar Minimal Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif
a.
Prinsip dasar penyimpanan
arsip inaktif
a.
Murah
Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekwensi penggunaannya sudah menurun.
Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekwensi penggunaannya sudah menurun.
b.
Luas
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi.
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi.
c.
Aman
Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.
Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.
d. Mudah Diakses
Penyimpanan arsip inaktif menjamin setiap arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman dan murah.
Penyimpanan arsip inaktif menjamin setiap arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman dan murah.
b.
Lokasi
Lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang
jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik
dan informasi arsip.
Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada
di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor.
Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan :
a.
Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif relative murah
dari pada di daerah perkantoran.
b.
Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan
polusi udara tinggi.
c.
Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.
d.
Hindari daerah atau lokasi rawan kebakaran.
e.
Hindari daerah atau lokasi rawan banjir.
f.
Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan
keramaian/pemukiman penduduk atau pabrik.
g.
Lokasi mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan
maupun transportasi pegawai dan mudah diakses.
c. Struktur dan Bahan Baku
a.
Konstruksi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat
untuk dapat bertahan dari gangguan cuaca dan tidak mudah terbakar.
b.
Menggunakan bahan-bahan bangunan yang tidak
mendatangkan rayap maupun binatang perusak lainnya.
c.
Bangunan dapat bertingkat atau tidak bertingkat
d.
Apabila bangunan bertingkat, masing-masing laintai
ruang simpan arsip memiliki ketinggian 260-280 cm.
e.
Apabila bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan
disesuaikan dengan tinggi rak yang digunakan. Rak arsip dapat dimodifikasikan
bertingkat-tingkat.
f.
Konstruksi bangunan berupa rumah panggung dapat
digunakan di daerah yang memiliki kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat
rayap. Ting-tiang penyangga rumah panggung didesain anti rayap.
g.
Lantai bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah
terkelupas untuk dapat menahan berat arsip dan rak.
d. Tata Ruang
a.
Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya
dapat dibagi 2 (dua) yaitu ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.
b.
Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk
kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah
arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, ruangan fumigasi dan
ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk bekerja.
c.
Tata ruang untuk ruangan kerja disesuaikan dengan
kondisi dan kemampuan instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi
kegiatan sebagaimana tersebut diatas.
d.
Ruang penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk
menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan
dimusnahkan.
e.
Apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip
permanen suatu instansi berada di gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang
penyimpanan didesai khusus yang tahan api dan memiliki suhu serta kelembaban.
f.
Arsip-arsip media baru seperti foto, film, video,
rekaman suara, dan media simpan arsip elektronik dapat disimpan di ruangan
tersebut diatas.
g.
Kecuali ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip
inaktif dimungkinkan adanya ruangan-ruangan yang lain seperti cafeteria,
toilet, mushola, untuk memebrikan kenyamanan bagi pengguna arsip. Fasilitas
semacam ini sangat tergantung dari kemampuan instansi.
5)
Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY mengelola arsip
statis meliputi :
1.
Arsip milik Pemerintah Provinsi DIY, tersimpan di depo
Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY
2.
Beberapa arsip milik swasta maupun perorangan,
tersimpan di depo Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY
3.
Arsip milik Kraton Yogyakarta, tersimpan di depo KHP.
Widya Budaya Kraton Yogyakarta
4.
Arsip milik Puro Pakualaman, tersimpan di depo Puro
Pakualaman.
1.
Penyelamatan Arsip Statis
Kantor Arsip
Daerah Provinsi DIY berkewajiban untuk menyelamatkan arsip statis daerah
sebagai bahan pertanggujawaban kepada generasi mendatang di Provinsi DIY.
Penyelamatan Arsip Statis dilaksanakan melalui
:·
a.
Menerima penyerahan arsip
b.
Penyelamatan/akuisisi arsip
2.
Pengelolaan Arsip Statis
Program
pengelolaan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan
:·
a.
Pengolahan
arsip·
b.
Penyimpanan
arsip·
c.
Perawatan
arsip·
d.
Reproduksi dan Alih media arsip
3.
Layanan Arsip Statis
Dalam rangka
pelayanan arsip statis, digunakan sarana:
1.
Senarai/inventaris arsip secara manual.
3.
Alih tulisan arsip yang beraksara Jawa ke tulisan
Latin.
4.
Alih bahasa arsip berbahasa Jawa ke Bahasa Indonesia.
5.
Penulisan naskah sumber arsip, sudah terbit 3 seri
buku terdiri dari :
a.
Naskah sumber arsip seri 1 dengan judul
Kebijakan Sultan Hamengku Buwono IX Terhadap Kesejahteraan Abdi Dalem.
b.
Naskah sumber arsip seri 2 dengan judul PEMILU 1971 DI
YOGYAKARTA : Potret Surutnya Partai Politik.
c.
Naskah sumber arsip seri 3 dengan judul Ngindung Di
Tanah Kraton Yogyakarta
6)
Sistem arsip statis
Statis Seperti dikemukakan di atas arsip statis adalah arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan. Pengelolaan arsip statis
adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip
statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban
nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi: akuisisi arsip statis; pengolahan arsip
statis; preservasi arsip statis; dan akses arsip statis.
a.
Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis
dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Akuisisi
meliputi arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak
langsung. Lembaga kearsipan wajib membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang
diakuisisi dan mengumumkannya kepada publik. Setiap orang yang memiliki atau
menyimpan arsip statis yang hendak diakusisi wajib menyerahkan kepada Lembaga
Kearsipan. Lembaga kearsipan dapat melaksanakan akuisisi arsip statis dari
lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara
dan/atau bantuan luar negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti
dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.
b.
Pengolahan Arsip Statis
Mengenai pengolahan arsip statis dapat diatur sebagai berikut. Pengolahan
arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis.
Ini berarti bahwa pegawai lembaga kearsipan dalam melakukan pencatatan dan
penyimpanan arsip statis memperhatikan unit kerja asal arsip dan pokok masalah,
masalah dan perincian arsip tersebut. Cara ini akan dapat menjamin sistematika,
pengendalian, dan kemudahan akses arsip.
c.
Preservasi
Arsip Statis
Sedangkan preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan
kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif
dan kuratif. Preservasi arsip merupakan upaya memelihara dan menjaga arsip dari
kerusakan yang mungkin terjadi. Berbagai bentuk usaha pemeliharaan arsip
dinamis yang dikemukakan di atas dapat digunakan untuk melakukan pemeliharaan
arsip statis. Sedangkan penjagaan arsip dari kemungkinan kerusakan dapat
dilakukan dengan membersihkan ruangan secara berkelanjutan; memeriksa ruangan
dan sekitarnya untuk memastikan aman dari serangga, rayap dan sejenisnya;
penggunaan racun serangga dan kapur barus, pengawasan serangga anai-anai,
larangan makan dan merokok di ruang arsip, tidak meletakkan arsip secara
berdesak-desakan, secara rutin mengganti klip sebelum berkarat, mempergunakan
rak dari logam, menjaga kebersihan arsip, mengeringkan arsip yang basah, dan
melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak.
d.
Akses Arsip
Statis
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum
dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan
dan pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip
statis bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk
kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan
memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang
didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan. Lembaga kearsipan
melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria
pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses. Arsip statis
pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang
berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan
sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau
karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya
dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan
selama 25 (dua puluh lima) tahun.
7)
Sistem arsip dinamis
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis
adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem
yang memenuhi persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai
dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Untuk mewujudkan
tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan
: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
a.
Penciptaan Arsip Dinamis
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman
merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat
surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan
organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan
sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan
media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah :
1.
Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar
untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga
menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.
2.
Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat
arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media
elektronik dan/atau media lain.
3.
Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis
fungsi dan tugas organisasi.
4.
Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur,
isi, dan konteks arsip
b.
Penggunaan
Arsip Dinamis
Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih
selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk
kepentingan manajerial dan operasional organisasi.
Tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip-dinamis dinyatakan bahwa :
1.
Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi
kepentingan pengguna arsip yang berhak.
2.
Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis
berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip ,pencipta arsip dapat
menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
1.
menghambat proses penegakan hukum
2.
mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan
intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat
3.
membahayakan pertahanan dan keamanan negara
4.
mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam
kategori dilindungi kerahasiaannya; (e) merugikan ketahanan ekonomi nasional
5.
merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan
luar negeri
6.
mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi
dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara
hukum
7.
mengungkapkan rahasia atau data pribadi
8.
mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut
sifatnya perlu dirahasiakan.
c.
Pemeliharaan Arsip
Dinamis Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk
menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan
sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk
mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu
bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan
pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti
kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu,
jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk memelihara
arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik,
pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu
diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan
kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan arsip. Suhu udara dan
tingkat kelembaban udara diatur dan untuk mempermudah pengaturan suhu dan
kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24 jam terus menerus. Tempat
penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak merenggang, tidak
terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu,
untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari
arsip.
d.
Penyusutan Arsip Dinamis
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip
dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan
pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara . Jadwal retensi
arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :
1.
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan
2.
pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang
tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan
3.
penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.
Tentang pelaksanaan pemusnahan arsip sebagai berikut :
Pemusnahan arsip dilakukan terhadap
arsip yang :
a.
tidak memiliki nilai guna
b.
telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan
berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip)
c.
tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
d.
tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu
perkara.
Pemusnahan
arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
1.
mendaftar secara lengkap arsip-arsip yang akan
dimusnahkan (unit kerja, kode pokok masalah/masalah, jenis fisik arsip,
tanggal, bulan dan tahun berkas, serta jumlah berkas)
2.
melaksanakan pemusnahan arsip dengan cara membakar,
melebur, atau mencacahnya, dan dengan membuat berita acara.
Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan
pencipta arsip yang bersangkutan, dengan memberikan tanda tangan sebagai tanda
mengetahuii/menyetujui.
BAB
IV
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Struktur BPAD provinsi DIY terdiri
dari seorang Kepala kantor dengan Eselon III/a, Bagian Tata Usaha, Bidang
Pengelolaan, dan Bidang Program dan Evaluasi. Bagian Tata Usaha terdiri dari
Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan, dan Sub Bagian Kepegawaian. Selain itu
juga terdapat penjabat fungsional arsip aris. Sebagai Kepala Kantor yang
Pertama adalah Drs. Mudjono NA (1. Hal itu dilakukan agar
tidak terlalu membebani Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY mengingat saat ini
Pemerintah Provinsi DIY belum siap untuk memungut kembali ‘si anak hilang’ itu.
Dengan telah bergulirnya koordinasi dan pembicaraan tentang arsip Jogja maka
segera diambil langkah pelaporan kepada Gubernur mengenai hasil pendataan dan
pembicaraan dengan BAD Jawa Tengah. Setelah ada petunjuk dan arahan dari
Gubernur akan dipersiapkan kegiatan selanjutnya, dan untuk itu pun KAD telah
menyiapkan rencana kegiatan pengambilan arsip Jogja itu pada tahun 2009 atau
ABT apabila memungkinkan. Adapun sistem yang digunakan oleh kantor BPAD (Badan
perpustakaan dan arsip daerah yogyakarta ) menyesuaikan jenis suratnya ada yang
menggunakan sistem abjad, sistem nomor, sistem subjek dan sistem geografis
BAB V
DOKUMENTASI
A.Daftar wawanncara
1. Apa
sistem kearsipan yang digunakan yang digunakan dalam kantor BPAD?
Sistem
kearsipan yang di pakai masih minim sehingga arsiparis menyesuaikan jenis
arsipnya serta sarana yang ada namun masih masuk ke dalam standar kearsipan
yang telah di tentukan.
2. Apakah
di setiap bagian memiliki penyimpanan arsip sendiri ?
Iya, disetiap bagian mempunyai penyimpanan arsip
tersendiri Jika arsip itu masih aktif. jika
arsip tersebut sudah tidak aktif lagi maka arsip disimpan dibagian TU,
dikumpulkan jadi satu dan dimaksukkan dalam buku arsip.
3. Apakah
setiap bagian memiliki sistem arsip yang sama?
Iya
sama, karena apabila penyimpanan itu di beda bedakan atau dipisah maka akan
lebih sulit untuk menyimpan arsip tersebut.
4. Bagaimana
keamanan serta kapasitas arsip pada BPAD (badan perpustakaan arsip daerah)?
Alhamdulillah
keamanan serta kapasitas arsip di kantor BPAD sarananya sudah lumayan bagus
meskipun belum maksimal termasuk perawatan dari sisi kamper, suhu ruangan, dan
sudah memiliki lemari besi, meskipun sudah maksimal tetapi tetap harus waspada
apabila ada terjadinya bencana alam atau kebakaran yang tidak bisa di hindari.
5. Bagaimana
cara kantor BPAD melindungi arsip dari kerusakan?
Dengan
cara melakukan fumigasi, kamper dan di restorasi gunanya untuk memperpanjang
usia.
6. Bagaimana
cara kantor BPAD menyimpanan arsip lama dan arsip baru?
Meliki
retensi arsip yang sudah melalui seleksi penilaian dan apabila arsip sudah
melampaui batas bisa di musnahkan, namun apabila arsip tersebut ada yang
permanen, semi permanen, vital dapat diambil dan sudah melalui penilaian di
ambil kemudian di simpan, namun arsip yang telah dimusnahkan masih memiliki
data arsip apabila suastu saat dicari kembali dapat di lihat di data arsip.
7. Bagaimana
cara pemusnahan arsip di kantor BPAD?
Dengan
cara penilaian diamana arsip yang telah melawati batas tahun penyimpanan
kemudian di lebur.
8. Bagaimana
cara penyusutan arsip yang di lakukan oleh BPAD?
Apabila
petugas arsiparis telah melakukan penilaian arsip dan telah disetujui oleh
pihak yang berkaitan maka arsip akan segera di musnahkan atau penyusutan.
9. Bagaimana
training terkait pegawai khususnya arsiparis yang di lakukan oleh BPAD?
Ada
berbagai jalan yang bisa di tempuh terkait dengan petugas kearsipan ada yang
melalui pendidikan formal, Melakukan diklat daerah, dan diklat pusat.
10. Bagaimana
cara pembagian arsip?
Di
pisahkan Menurut kelompok surat masing-masing
11. Bagaimana
frekuensi penggunaan arsip di kantor BPAD?
Di kantor BPAD masih statis, dinamis
B.FOTO
Komentar
Posting Komentar